8 idées d’outils pour mieux gérer sa communication en ligne

Communiquer sur le web

Communiquer sur son activité de créapreneur n’est pas un long fleuve tranquille, et je ne vous apprends rien ! J’imagine qu’entre la gestion de votre site internet, la planification de vos publications sur les réseaux sociaux, la rédaction de votre newsletter et tous les autres contenus rédactionnels à imaginer, vous avez parfois du mal à vous y retrouver… Et surtout à consacrer temps et énergie à votre communication en ligne. C’est pourquoi j’ai décidé de partager avec vous mes 8 outils favoris pour vous aider à mieux gérer et planifier votre communication web quotidienne 

1. Canva : pour préparer tous les visuels de sa communication en ligne

Je ne sais pas si vous en avez déjà entendu parler ou si vous l’utilisez déjà, mais, Canva est un outil ultra pratique, simple et intuitif, qui peut vous aider à créer de jolis supports graphiques pour l’ensemble de votre communication en ligne :

  • Réseaux sociaux (posts, bannières, carrousels, etc.) ;
  • Couverture d’e-book ;
  • Présentation ;
  • Document A4 ;
  • Logo ;
  • Carte d’invitation ;
  • Facture ;
  • Infographie ; 
  • etc. 
Exemple de visuels créés avec Canva pour sa communication en ligne (Pinterest, Instagram, LinkedIn).
Exemple de visuels créés sur Canva pour Créapreneur

Rassurez-vous, vous n’avez en aucun cas besoin d’être un as du graphisme pour vous débrouiller sur Canva… Cette plate-forme, en constante évolution, propose un tas de modèles que vous pouvez modifier à votre guise, en fonction de votre charte graphique et/ou de vos goûts personnels. 

La version gratuite est forcément un peu plus limitée que la version payante, mais croyez-moi, il y a déjà de quoi faire ! J’utilise pour ma part la version gratuite qui me suffit amplement, notamment afin de créer les visuels de mes publications Instagram et les e-books des accompagnements web.

2. Swello : pour planifier rapidement ses publications sur le web

Swello me fait gagner un temps fou dans mon organisation quotidienne pour rédiger et planifier mes posts Instagram et LinkedIn. J’écris directement mes publications sur l’application ou le site internet, j’ajoute les visuels et c’est parti !

Planifier un post sur Instagram avec Swello.
Planifier un post Instagram avec Swello

En fait, il s’agit d’un outil de planification simple et efficace pour ses réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook et Instagram), qui permet de gérer 3 types de fonctionnalités sur une même plate-forme : la veille, la programmation et l’analyse. 

Grâce à Swello, on peut :

  • Programmer ses contenus à l’avance ;
  • Rédiger des brouillons de publications à tout moment quand les idées viennent (notamment grâce à l’application) ;
  • Profiter d’un calendrier éditorial pratique et personnalisé pour tous ses réseaux sociaux ;
  • Accéder aux données statistiques précises de ses publications pour connaître leur portée et l’engagement généré ;
  • Faire de la veille concurrentielle ;
  • Créer et personnaliser ses visuels ;
  • Etc. 

    La version gratuite peut être intéressante pour démarrer et voir si l’application vous convient, mais je vous recommande personnellement l’abonnement Medium Mensuel, car il offre beaucoup plus de fonctionnalités pour gérer sa communication en ligne. 

Par exemple, la version gratuite ne permet pas de programmer des carrousels, des vidéos ou des stories sur Instagram. L’abonnement Medium Mensuel, si. Pour ces formats-là, cela fonctionne par notification push : vous programmez le texte et le visuel sur Swello et vous recevez une notification à l’heure de la publication pour publier vous-même. C’est presque automatique, le texte se copie tout seul et le visuel est directement disponible sur votre réseau social. 

Pour vous donner un ordre d’idée, depuis que j’utilise Swello (et Canva combiné), je passe seulement deux demi-journées par mois à créer et planifier mes publications pour LinkedIn et Instagram, qui représentent minimum douze posts mensuels.

3. Toggl : pour éviter de passer des heures sur une tâche 

Toggl est un outil de time tracking, très pratique pour la gestion du temps et la planification de projet, que je vous recommande ! Car l’une des méthodes les plus simples pour être davantage productif dans sa communication en ligne est de commencer par mesurer le temps passé sur ses différentes tâches… 

Page d'analyse de Toggl, outil de time tracking.
Page d’analyse et suivi de Toggl

Cela semble très strict, mais cet outil est puissant car il donne objectivement le temps passé sur l’administratif, sur les visios avec des prospects, sur les projets clients, sur ses créations, etc. Faire le bilan chaque mois peut vous permettre d’identifier ce qui vous prend trop de temps dans vos journées, et qu’il faudrait réduire. Ou bien de mieux estimer le tarif d’un produit ou service.

En prenant l’habitude de chronométrer votre temps de travail, vous allez apprendre à mieux définir les projets les plus importants ou chronophages, afin d’optimiser votre travail le plus efficacement possible. 

4. Excel : pour préparer les calendriers éditoriaux de sa communication en ligne

Encore un outil dont je ne saurais me passer dans mon activité de tous les jours…

Excel est un logiciel de la suite Microsoft, aussi appelé « tableur », qui permet de créer facilement des tableaux de calculs automatisés, des budgets, devis, factures et plannings en tout genre. 

Avec une interface simple et accessible, Excel offre une multitude de possibilités en ce qui concerne l’organisation de votre communication de créapreneur en ligne., comme la préparation de vos calendriers éditoriaux pour votre blog et vos différents réseaux sociaux.

Partie du calendrier éditorial du blog Créapreneur fait avec Excel.
Partie du calendrier éditorial du blog Créapreneur fait avec Excel

Pas de panique si vous ne vous sentez pas vraiment à l’aise avec les aspects techniques d’un tableur Excel, je compte développer ce sujet dans un prochain article ou e-book, afin que vous puissiez apprendre à créer un calendrier éditorial sur Excel avec un modèle fourni.

Si vous ne maîtrisez pas cet outil, bien qu’il soit très complet et qu’il ait plein de possibilités, vous pouvez l’utiliser très simplement en exploitant 1 % de ses capacités. C’est suffisant pour créer un calendrier éditorial. L’intérêt de le faire sur Excel et pas sur un outil qui proposerait des modèles préconçus de calendriers, c’est que vous pouvez le construire de A à Z, comme bon vous semble : il sera ainsi 100 % adapté à vos besoins pour votre entreprise créative.

5. La méthode Pomodoro : pour rester focus sur sa communication et lutter contre la procrastination ! 

En tant que créapreneur, vous savez ce que c’est que d’avoir tendance à s’éparpiller entre plusieurs projets, voire de se laisser parfois aller à la procrastination… Et c’est exactement à ce moment-là que la méthode Pomodoro vient à votre rescousse ! 

Pomodoro repose sur le constat que plus une tâche est difficile et complexe, plus on a tendance à se laisser distraire… C’est pourquoi il est important de délimiter ses périodes de travail et de pause. 

L’objectif de Pomodoro consiste donc à rester concentré pendant une courte période de travail (25 minutes), suivi d’une petite pause (5 minutes), puis de prendre un break plus important (20 à 30 minutes) après 4 cycles à ce rythme (à adapter librement en fonction de vos besoins et envies).

Bref, il s’agit d’une technique très simple, que je trouve intéressante, surtout quand on répond aux commentaires et aux messages privés sur ses réseaux sociaux. 

Si vous souhaitez découvrir l’origine ainsi que les bénéfices de cette technique, et surtout savoir comment la mettre en pratique sur des périodes un peu plus longues (50 minutes de travail et 10 pauses), je vous recommande de lire ce petit article, que je trouve très pertinent

6. Inbox When Ready : pour cacher sa boîte de réception 

Cette extension, liée à Gmail, permet de cacher votre boîte de réception afin de faire vos recherches ou rédiger vos e-mails tranquillement, tout en restant le plus focus possible !

La boîte de réception se cache automatiquement quand vous ouvrez votre messagerie Gmail et c’est VOUS qui décidez quand vous voulez lire vos nouveaux messages. C’est donc très pratique pour réserver un ou deux créneaux dans la journée, par exemple, pour répondre à ses emails. 

Cette extension paraît totalement inutile et fait l’effet d’un gadget au premier abord, mais je vous promets que ça fait gagner un temps fou ! Combien de fois avez-vous arrêté la rédaction de votre mail parce que vous avez reçu un nouveau message important ? Beaucoup trop de fois, non ? Et cela fait perdre tellement de temps… On part sur la lecture du nouveau mail, puis on oublie de terminer notre mail en cours. Avec Inbox When Ready, je n’ai plus jamais eu ce problème !

Comme toujours, c’est à vous de voir ce qui vous convient le mieux ;).

7. Space : pour éviter d’aller trop souvent sur les réseaux sociaux 

Conçue pour aider les personnes à corriger leur utilisation inadéquate du téléphone et retrouver une vie plus équilibrée, l’application Space est équipée d’un tas d’outils tels que :

  •  un assombrisseur d’écran ;
  •  un bloqueur de notification ;
  •  un minuteur ;
  • etc.

Pour rester dans le thème des interruptions quotidiennes (surtout si vous avez tendance à être un peu accro à votre smartphone et à vos réseaux sociaux), je vous conseille d’installer cette application, car cela va vous aider à arrêter de perdre du temps inutilement…  

8. Calendly : pour fixer ses rendez-vous facilement avec ses clients

Calendly est pratique pour programmer ses différents appels et visioconférences (par téléphone, via Zoom, Google Meet, etc.).

L’avantage de cet outil est qu’il vous permet de partager votre calendrier afin que vos clients puissent directement choisir le créneau qui les arrange le mieux et prendre rendez-vous avec vous en toute simplicité. Plus besoin d’échanger 36 mails pour se mettre d’accord sur un créneau ! C’est pas beau la vie ? 

Pour ma part, j’utilise la version gratuite qui permet de planifier un unique type d’événement. Je l’utilise pour les Cafés Découverte des accompagnements web, c’est pratique pour moi et pour les créapreneurs qui veulent réserver un appel ! 

D’ailleurs, chaque événement que vous organisez est totalement personnalisable (jours, lieu, durée de la réunion, etc.), et il est également possible d’ajouter des questions pour en connaître davantage au sujet de la personne avec qui vous avez rendez-vous.

En tout cas, j’espère que cet article vous aidera à vous organiser dans votre activité quotidienne de créapreneur… Et si vous souhaitez obtenir un petit coup de pouce supplémentaire, je vous invite à aller jeter un œil à mes différentes formules d’accompagnements, conçues pour que vous puissiez vous approprier sereinement votre communication en ligne !

⏩ Et vous, quelles sont les applications, méthodes et outils que vous utilisez déjà au quotidien ?

Ce qu’il faut retenir de cet article

Mes suggestions d’outils pour votre communication en ligne
  1. Canva : pour préparer vos visuels
  2. Swello : pour planifier vos publications sur les réseaux sociaux
  3. Toggl : pour mesurer efficacement votre temps de travail
  4. Excel : pour préparer vos calendriers éditoriaux 
  5. Pomodoro : pour rester focus et lutter contre la procrastination 
  6. Inbox When Ready : pour cacher votre boîte de réception
  7. Space : pour éviter d’aller trop souvent sur vos réseaux sociaux 
  8. Calendly : pour fixer vos rendez-vous facilement avec vos clients ou collègues

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Sources principales

Le Monde. Space, l’appli qui redonne du temps de cerveau disponible. [En ligne]. [Consulté le 19 janv. 2022]. Disponible : https://www.lemonde.fr/m-perso/article/2018/05/23/space-l-appli-qui-redonne-du-temps-de-cerveau-disponible_5303386_4497916.html

Audreytips. Marketing Digital : 9 outils Google gratuits pour être super efficace. [En ligne]. [Consulté le 19 janv. 2022]. Disponible : https://audreytips.com/marketing-digital-10-outils-google-gratuits/

Thêsez-vous. Technique pomodoro ​et rédaction collective. [En ligne]. [Consulté le 18 janv. 2022]. Disponible : https://www.thesez-vous.com/technique-pomodoro.html

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